Die Abmahnung - Ratgeber für Arbeitgeber

Die wichtigsten Punkte – dargestellt anhand von häufig gestellten Fragen

1. Warum werden überhaupt Abmahnungen geschrieben ?

  • Dokumentationsfunktion
    Arbeitgeber dokumentiert, dass Pflichtverletzung durch Mitarbeiter vorlag und hält beanstandeten Vorfall fest
  • Rügefunktion
    AG belässt es nicht bei Hinweis auf die Pflichtverletzung, sondern verbindet dies mit der Aufforderung, pflichtwidriges Verhalten künftig zu unterlassen
  • Warnfunktion
    Androhung von individualrechtlichen Konsequenzen, Warnung vor Kündigung

Bundesarbeitsgericht :

Der Mitarbeiter muss vor einer verhaltensbedingten Kündigung hinreichend gewarnt sein.
Der Mitarbeiter muss wissen, dass der Arbeitgeber nicht bereit ist, ein bestimmtes Verhalten hinzunehmen.
Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist grundsätzlich eine Abmahnung erforderlich.

2. Muss man mit der verhaltensbedingten Kündigung noch einmal abmahnen ?

  • Kündigung und Abmahnung schließen sich aus.
  • Pflichtverletzungen, die abgemahnt wurden, sind „verbraucht“.
  • Jede verhaltensbedingte Kündigung braucht einen (bisher nicht abgemahnten / bisher nicht verbrauchten) Kündigungssachverhalt.

3. Wie häufig muss man vor einer Kündigung abmahnen ?

Anzahl der erforderlichen Abmahnungen hängt von folgenden Aspekten ab :

  • Wie schwer wiegt die Verfehlung ?   
  • Wie viele Jahre war das Arbeitsverhältnis unbeanstandet ?
  • Wie lange hat das Arbeitsverhältnis bis zur Kündigung insgesamt bestanden ?

4. Kann man auch zu viel  / zu häufig abmahnen ?

  • Grundsätzlich ist eine größere Menge von Abmahnungen unschädlich !
  • Die letzte Abmahnung vor der Kündigung sollte aber als solche gekennzeichnet sein.

„Dies ist die letzte Abmahnung. Wir machen Sie ausdrücklich darauf aufmerksam, dass weitere Abmahnungen nicht erfolgen werden. Sollte es zu einer Pflichtverletzung gleicherArt kommen, werden Sie gekündigt.“

5.Innerhalb welcher Frist nach einem Vorfall musseine Abmahnung geschrieben werden?

  • Es gibt keine gesetzlichen Ausschlussfristen.
  • Im Hinblick auf Wiederholungen und Nachhaltigkeit – Faustregel :
  • innerhalb von 1 – 10 Tagen ist optimal; mehr als 4 Wochen sollten nicht vergangen sein.

6. Ist eine Abmahnung nach einer bestimmten Zeit verbraucht ?
Kann man sich nach Ablauf einer bestimmten Zeit nicht mehr  auf die Abmahnung berufen ?
Muss die Abmahnung nach einer bestimmten Zeit aus der Personalakte entfernt werden ?

  • Keine generelle Frist, binnen derer die Abmahnung die Wirksamkeit verliert;
  • auch alte Abmahnungen können im Kündigungsschutzprozess berücksichtigt werden;
  • kein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte nach Ablauf von 2 Jahren.

7. Muss man den Mitarbeiter vor der Abmahnung anhören?

  • Keine gesetzliche Regelung zur Anhörungspflicht
  • Vorhalt der Pflichtverletzung kann in Zweifelsfällen sinnvoll sein
  • Anhörung vor Aufnahme in die Personalakte kann auch nachgeholt werden

8. Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen? Wie muss sie zugestellt werden ?

  • Keine gesetzlichen Formvorschriften
  • Zugang muss nachweisbar sein, aber keine Zustellungsvorschriften

9. Muss man eine schriftliche Gegendarstellung annehmen ?
Wenn ja, was ist damit zu tun ?
Muss eine Gegendarstellung beantwortet werden ?

  • Mitarbeiter hat Anspruch darauf, dass seine Gegendarstellung in die Personalakte aufgenommen wird;
  • Eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Beantwortung besteht nicht.
  • Abheften der Gegendarstellung ist ausreichend.

10. Muss man den BR bei der Abmahnung beteiligen?

  • BR hat bei Abmahnung keine Beteiligungsrechte.
  • Informationsansprüche zugunsten des BR bestehen nicht.

11. Welche Vorfälle können abgemahnt werden?
Muss man immer abmahnen oder gibt es auch Fälle,bei denen allein die sofortige Kündigung richtig ist ?

  • Abmahnfähig ist jeder willensgesteuerte Verstoß gegen eine Hauptpflicht oder Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag.
  • Nicht erforderlich ist eine Abmahnung bei :
    • Straftaten gegen den Arbeitgeber oder Kollegen
    • bewusster und nachhaltiger Arbeitsverweigerung

12. Welches Vorgehen ist bei einer abmahnungsfähigenPflichtverletzung geboten ?

  • Genaues Erforschen des Sachverhalts
  • Zusammentragen von Beweismitteln

13. Was muss eine Abmahnung enthalten ? 
Wie baut man eine Abmahnung auf ?

Freundliche Floskeln und Einleitungssätze sind entbehrlich / überflüssig („Zu unserem Bedauern mussten wir feststellen . . .“ kann entfallen.)

Die Abmahnung besteht aus 3 Blöcken :

  1. Was hat der Mitarbeiter getan ?
    • Wann (Datum / Uhrzeit) und Wo?
    • Was genau?
    • Gegenüber wem?

2. Wie hätte er sich verhalten müssen?

3. Warnsatz : Möglichkeit der Kündigung im Wiederholungsfalle

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