Der Bundesrat hat am 18. Oktober 2024 dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zugestimmt. Es handelt sich um ein Änderungsgesetz, mit dem mehr als 70 bereits existierende Gesetze geändert werden. Das BEG IV soll die Wirtschaft von übermäßiger Bürokratie entlasten, vereinfachte Arbeitsabläufe ermöglichen und so die Digitalisierung von HR-Prozessen voranbringen. Dieses Rundschreiben behandelt die Änderungen aus dem BEG IV, die arbeitsrechtlich von praktischer Relevanz sind.
- Änderung des Nachweisgesetzes – digitaler Arbeitsvertrag wird (teilweise) möglich
- Änderung des SGB VI – Fortfall Schriftformerfordernis für Regelaltersgrenzenbefristung
- Änderung der Gewerbeordnung – Arbeitszeugnis in elektronischer Form
- Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes – AÜV in Textform ab 2025
- Änderung des Arbeitszeitgesetzes – Aushangpflicht kann elektronisch erfüllt werden
- Änderung des Jugendarbeitsschutzgesetzes – Schriftform wird durch Textform ersetzt
- Änderung des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes – Textform für Antragsverfahren
- Änderung des Pflegezeitgesetzes – Ankündigung in Textform ausreichend
- Änderung des Handelsgesetzbuches – Verkürzung der Aufbewahrungsfristen
Diese Änderungen treten überwiegend mit Wirkung zum 01.01.2025 in Kraft.
I. Änderung des Nachweisgesetzes – digitaler Arbeitsvertrag wird (teilweise) möglich
1.) Keine konsequenten und einfachen Regelungen
Die mit dem BEG IV verfolgte Zielsetzung der Vereinfachung von Arbeitsabläufen in der Personalarbeit sollte insbesondere dadurch erreicht werden, dass die bisher an vielen Stellen gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die sogenannte Textform ersetzt wird. (Auf die Voraussetzungen und Unterschiede wird im Folgenden noch eingegangen werden.)
Praxisnah formuliert kann man sagen, dass das angestrebte Ziel der Vereinfachung dadurch erreicht werden sollte, dass die vorgeschriebene Papierform mit Originalunterschrift(en) sowie dem ggf. erforderlichen Transport per Post durch die Möglichkeit zur Verwendung von digitalen Dokumenten und elektronischer Übermittlung ersetzt wird.
Wenn man nun – jedenfalls im Hinblick auf die Arbeitsverträge – gesetzgeberisch konsequent agiert hätte und geregelt hätte, dass künftig alle Arbeitsverträge sowie die Nachweise der Arbeitsbedingungen digital in Textform erstellt werden können, dann wäre man auf dem Weg der Entbürokratisierung im Arbeitsrecht einen echten Schritt vorangegangen. Tatsächlich wurden aber keine in dieser Form konsequenten und einfachen Regelungen geschaffen.
Ab 01.01.2025 ist es zwar grundsätzlich möglich, die Arbeitsverträge und die Nachweise der Arbeitsbedingungen digital in Textform zu erstellen, an diesen Grundsatz werden jedoch weitere Bedingungen geknüpft und zudem gibt es von diesem Grundsatz diverse inhaltliche und viele branchenspezifische Ausnahmen.
2.) Aktuelle Regelungen zum Formerfordernis bei Arbeitsverträgen
Arbeitsverträge bedürfen zu ihrer Wirksamkeit keiner Form. Einigen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber mündlich auf die Begründung eines Arbeitsverhältnisses, ist ein Arbeitsvertrag wirksam zustande gekommen. Dies war bereits in der Vergangenheit so und daran ändert sich auch in der Zukunft nichts.
Allerdings regelt das Nachweisgesetz (seit seiner Reform im August 2022), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die „wesentlichen Arbeitsbedingungen“ schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer in Papierform mit der Originalunterschrift des Arbeitgebers auszuhändigen (gesetzlich geregeltes Schriftformerfordernis). Die Missachtung dieser Verpflichtung führt zwar nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages, sie führt aber zur Verwirklichung einer bußgeldbewährten Ordnungswidrigkeit durch den Arbeitgeber.
Da kein Arbeitgeber die benannte Ordnungswidrigkeit verwirklichen möchte und da in der Praxis nicht zwischen dem Arbeitsvertrag und dem „Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen“ im Sinne des Nachweisgesetzes unterschieden wird, führen die Regelungen des Nachweisgesetzes in der aktuellen Version faktisch dazu, dass Arbeitsverträge – dem gesetzlichen Schriftformerfordernis genügend – in Papierform mit der Originalunterschrift des Arbeitgebers erstellt werden müssen.
3.) Neue Regelungen zum Formerfordernis bei Arbeitsverträgen
Durch das BEG IV wird das Nachweisgesetz mit Wirkung ab 01.01.2025 geändert.
Für den „Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen“ und damit faktisch für den Arbeitsvertrag (s.o. Ziffer 2.) gilt jetzt ab 01.01.2025 statt des bisherigen Schriftformerfordernisses nur noch das Textformerfordernis, d.h.:
Die Niederschrift kann
- in Textform (§ 126 b BGB) abgefasst und elektronisch übermittelt werden,
- sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann
- und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Die Niederschrift muss demnach folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Es muss sich um eine lesbare Erklärung handeln.
- Die Person des Erklärenden muss genannt sein.
- Die Erklärung muss räumlich abgeschlossen sein (das Textende muss kenntlich gemacht werden, z.B. durch Namensnennung des Verfassers am Ende der Erklärung).
- Die Erklärung muss auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (d.h. dem Empfänger muss das Aufbewahren oder Speichern so möglich sein, dass ihm die Erklärung zugänglich bleibt, unverändert wieder gegeben und gedruckt werden kann).
- Die Erklärung muss dem Empfänger (Arbeitnehmer) persönlich/individuell übermittelt werden.
Zudem muss
- der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Hinweise:
(1) Zur Wahrung der Textform genügt z.B. eine E-Mail, ein Fax, PDF-Dokumente, aber auch Dokumente in Papier ohne Unterschrift mit einem abschließenden Namen.
(2) Wird der Arbeitsvertrag per E-Mail an den Arbeitnehmer übersandt, kann in die E-Mail als letzter Absatz folgende Aufforderung aufgenommen werden:
… Wir bitten Sie uns unmittelbar auf diese E-Mail zu antworten (über die Schaltfläche „Antworten“ in Ihrem E-Mail-Programm) und uns den Empfang des Arbeitsvertrages zu bestätigen. Bitte kopieren Sie dafür den folgenden Textabschnitt in Ihre E-Mail:
Guten Tag,
Ihre E-Mail vom xx.xx.xxxx, der der Arbeitsvertrag, das Arbeitsverhältnis zwischen XX und mir betreffend, angehängt war, habe ich erhalten und bestätige hiermit ausdrücklich den Empfang des Arbeitsvertrages.
Mit freundlichen Grüßen
XX (Name des Arbeitnehmers)
Jedenfalls aber sollte der Arbeitgeber, der den Arbeitsvertrag bzw. die wesentlichen Arbeitsbedingungen per E-Mail versendet, mögliche Unsicherheiten beim elektronischen Versand zusätzlich absichern, indem er die E-Mail mit der Empfangsbestätigungsfunktion ausstattet, um so nachweisen zu können, dass er das Dokument an den Arbeitnehmer übersandt hat und der Arbeitnehmer dieses auch erhalten hat.
Sofern die vorstehend genannten Voraussetzungen erfüllt werden, können Arbeitsverträge künftig grundsätzlich auch digital abgeschlossen werden. Arbeitgeber können Arbeitsverträge dann zum Beispiel elektronisch, also per E-Mail, als PDF-Datei zur Verfügung stellen.
Diese Formerleichterungen gelten nicht nur für Arbeitsverträge, sondern ebenso für Änderungen von Arbeitsbedingungen in bestehenden Beschäftigungsverhältnissen. Das heißt, auch Änderungs-/Ergänzungs-/Zusatzvereinbarungen zu bestehenden Arbeitsverträgen sind künftig in digitaler Form möglich.
4. Ausnahmen und Einschränkungen
Es bestehen wichtige inhaltliche und branchenspezifische Ausnahmen von der neu geregelten Möglichkeit, die Arbeitsverträge in Textform zu erstellen und elektronisch zu übermitteln.
(1) Inhaltliche Ausnahmen
a) Befristete Verträge
Die vorstehenden Formerleichterungen gelten nicht für befristete Arbeitsverhältnisse. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz wurde nicht geändert. Das bedeutet, für die wirksame Befristung von Arbeitsverträgen bedarf es weiterhin der strengen Schriftform, § 14 Abs. 4 TzBfG. Für Arbeitsverträge mit Befristungsabreden eignet sich ein Vertragsschluss per E-Mail also nicht.
Dies gilt jedoch wiederum nicht für Vereinbarungen zur Befristung des Arbeitsverhältnisses bis zur Regelaltersgrenze. Hier genügt künftig auch die Textform. Weiteres zu dieser „Ausnahme von der Ausnahme“ im Folgenden unter II.
b) Nachvertragliche Wettbewerbsverbote
Für die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots bleibt die Schriftform nach § 74 Abs. 1 HGB ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben. Sofern ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot in einen Arbeitsvertrag integriert werden soll, kommt ein Vertragsabschluss per
E-Mail nicht in Betracht.
(2) Branchenspezifische Ausnahmen
Für die in § 2a SchwarzArbG (Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung) genannten Branchen gilt weiterhin das Schriftformerfordernis. Für Unternehmen aus den nachfolgend genannten Branchen kommt daher die Möglichkeit des digitalen Arbeitsvertrages generell nicht in Betracht:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
5.) Fazit
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass durch Schaffung der Möglichkeit, den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (faktisch: Arbeitsvertrag) in Textform digital zu erstellen, eine Formerleichterung im Arbeitsrecht geschaffen wurde.
Allerdings ist durch die vielen Ausnahmen von dieser Möglichkeit der Anwendungsbereich der Formerleichterung begrenzt und zudem ist das bestehende Geflecht von gesetzlichen Regelungen – insgesamt betrachtet – komplizierter geworden.
II. Änderung des SGB VI – Fortfall Schriftformerfordernis für Regelaltersgrenzenbefristung
Viele Arbeitsverträge enthalten eine Regelaltersgrenzenbefristung, die z.B. folgenden Wortlaut hat: Das Arbeitsverhältnis endet spätestens, ohne dass es einer Kündigung bedarf, mit Ablauf des Monats, in dem der Arbeitnehmer die Voraussetzungen für den Bezug einer ungekürzten Rente wegen Alters aus der gesetzlichen Rentenversicherung erfüllt hat.
Eine solche Regelung ist eine Befristungsabrede, die nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz zu ihrer Wirksamkeit grundsätzlich der Schriftform bedarf.
§ 14 Abs. 4 TzBfG regelt: Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
Mit Inkrafttreten des BEG IV ändert sich dies. Künftig können solche Vereinbarungen von Altersgrenzen in Arbeitsverträgen rechtswirksam in Textform getroffen werden. Diese Ausnahme vom Schriftformerfordernis für Befristungsregelungen regelt der neu geschaffene § 41 Abs. 2 SGB VI:
Eine Vereinbarung, die die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vorsieht, bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform. § 14 Abs. 4 TzBfG des Teilzeit- und Befristungsgesetzes gilt nicht.
III. Änderung der Gewerbeordnung – Arbeitszeugnis in elektronischer Form
Im Hinblick auf ein Arbeitszeugnis regelt § 109 GewO in den Absätzen 1 und 3 bisher:
(1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. (3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.
Durch das BEG IV wird der Absatz 3 neu gefasst, er lautet ab 01.01.2025:
Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.
Arbeitszeugnisse können demnach künftig nach (vorheriger) Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form ausgestellt werden.
Die elektronische Form darf nicht mit der Textform verwechselt werden. Bei der elektronischen Form muss der Aussteller das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine eingescannte oder abfotografierte Unterschrift wahrt das Formerfordernis hier nicht.
Die Ausstellung des erforderlichen qualifizierten Zertifikats ist den sog. Vertrauensdienstanbietern vorbehalten. Die eingesetzten Tools müssen den rechtlichen Grundlagen auf europäischer Ebene an die elektronische Form genügen (sog. eIDAS-Verordnung).
Hinweis: Das Zeugnis muss dennoch in Schriftform ausgestellt werden, wenn die qualifizierte elektronische Signatur wegen der daraus ersichtlichen Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse zulasten des Arbeitnehmers ermöglichen würde und eine Rückdatierung rechtlich erforderlich ist (z.B. bei später noch vorgenommenen Zeugnisberichtigungen).
IV. Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes – AÜV in Textform ab 2025
Eine echte Bürokratieentlastung ergibt sich ab 2025 im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung im Hinblick auf den zwischen Verleiher und Entleiher zu schließenden Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV). § 12 Abs. 1 regelt bisher: Der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher bedarf der Schriftform.
In dieser Regelung wird das Wort „Schriftform“ ab 01.01.2025 durch das Wort „Textform“ ersetzt, so dass die Überlassungsverträge künftig auch per E-Mail abgeschlossen werden können.
Hinweis: Für die Arbeitsverträge zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer kommen über den Verweis in § 11 Abs. 1 AÜG die Bestimmungen des Nachweisgesetzes zum Tragen. Es gelten die Regelungen, die oben unter Ziffer I. für die Arbeitsverträge dargestellt wurden. Das bedeutet für unbefristete Arbeitsverträge (Nachweis der Arbeitsbedingungen) ist die digitale Textform ausreichend. Befristete Arbeitsverträge bedürfen im Hinblick auf die Wirksamkeit der Befristung – wie in jeder Branche – weiterhin der Schriftform.
V. Änderung des Arbeitszeitgesetzes – Aushangpflicht kann elektronisch erfüllt werden
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist eines der sogenannten aushangpflichtigen Gesetze.
In § 16 Abs. 1 ArbZG ist geregelt: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Abdruck dieses Gesetzes [. . . ] an geeigneter Stelle im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen oder auszuhängen.
Die Regelung wird durch das BEG IV erweitert, so dass Arbeitgeber ihren Aushangpflichten nach § 16 ArbZG zukünftig auch dann nachkommen, wenn sie die geforderten Informationen elektronisch zur Verfügung stellen. Die Neuregelung lautet:
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Kopie dieses Gesetzes [. . . ] über die im Betrieb oder der Dienststelle übliche Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung zu stellen oder an geeigneter Stelle im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen oder auszuhängen.
Die Informationen können so zum Beispiel ins Intranet gestellt oder an die Mitarbeiter per E-Mail versendet werden.
VI. Änderung des Jugendarbeitsschutzgesetzes – Schriftform wird durch Textform ersetzt
In das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) wird durch das BEG IV ein neuer § 1a eingefügt, der u.a. regelt: Soweit nach diesem Gesetz schriftliche Handlungen vorzunehmen sind, können diese auch in Textform erfolgen.
Auch das JArbSchG ist ein aushangpflichtiges Gesetz. Arbeitgeber kommen ihren Aushangpflichten nach § 47 JArbSchG zukünftig auch dann nach, wenn sie die geforderten Informationen über die im Betrieb übliche Informations- oder Kommunikationstechnik elektronisch zur Verfügung stellen. Die Informationen können ins Intranet gestellt oder an die Mitarbeiter per E-Mail versendet werden.
VII. Änderung des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes – Textform für Antragsverfahren
Bisher mussten Arbeitnehmer den Antrag auf Elternzeit (§ 16 BEEG) schriftlich stellen.
Für den Teilzeitantrag während der Elternzeit (§ 15 Abs. 7 BEEG) galt bisher ebenfalls die Schriftform.
Wollte der Arbeitgeber ein entsprechendes Teilzeitbegehren während der Elternzeit ablehnen, musste er dies mitsamt Begründung ebenfalls in Schriftform erledigen.
Die genannten Schriftformerfordernisse des BEEG werden mit dem BEG IV zukünftig durch die Textform ersetzt.
Die Formerleichterung der Textform für Antragsverfahren nach dem BEEG greift jedoch erst in Bezug auf Anträge von Arbeitnehmern, deren Kinder ab dem 1. Mai 2025 geboren werden.
VIII. Änderung des Pflegezeit- und Familienpflegezeitgesetzes – Ankündigung in Textform ausreichend
Bisher besteht die Verpflichtung, Pflegezeit und Familienpflegezeit gegenüber dem Arbeitgeber schriftlich anzukündigen. Für die Beanspruchung von Pflegezeit oder Familienpflegezeit genügt nach Inkrafttreten des BEG IV eine Ankündigung in Textform anstelle der bislang geltenden Schriftform.
IX. Änderung des Handelsgesetzbuches - Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Die Regelung in § 257 Abs. 4 HGB wurde neu gefasst. Demnach müssen Lohn- und Gehaltsabrechnungen künftig nur noch acht und nicht mehr wie bisher zehn Jahre aufbewahrt werden.
X. Abschließende Hinweise
Zu beachten ist, dass das BEG IV keine unmittelbare Wirkung auf Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen hat, die Vorgaben zur Einhaltung der Schriftform machen.
Vereinbarte Regelungen in Arbeitsverträgen zu einem Schriftformerfordernis haben weiterhin Vorrang.
Ebenso sind Regelungen zum Schriftformerfordernis in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen auch künftig von denen einzuhalten, die an diese Verträge oder Vereinbarungen gebunden sind. Etwaige Änderungen hinsichtlich des Schriftformerfordernisses müssen ggf. mit dem jeweiligen Vertragspartner vereinbart werden.
Für Branchen, die berechtigt sind, für die Arbeitsverträge die digitale Textform zu nutzen, ist bei Befristungsvereinbarungen dringende Vorsicht geboten: Diese bedürfen weiterhin der Schriftform. Enthält ein Arbeitsvertrag neben den Arbeitsbedingungen im Sinne des NachwG auch eine Befristungsabrede, so ist zwingend auf die Einhaltung der Schriftform zu achten. Eine Ausnahme davon bildet wiederum die Befristung des Arbeitsverhältnisses bis zur Regelaltersgrenze.
Ausdrücklich muss auch darauf hingewiesen werden, dass für Kündigungen und Aufhebungsverträge keine Formerleichterungen greifen. Hier gilt weiterhin die strenge Schriftform. (Keine Kündigung und kein Aufhebungsvertrag per E-Mail!)
